OKRs – Nguyên Lý và Thực Tiễn, Thách Thức và Tham Vọng.

1. OKRs là gì? OKRs là viết tắt của từ gì?

OKRs là phương pháp quản trị bằng mục tiêu. (Objective) và các Kết quả chính (Key Results) được nhiều doanh nghiệp hàng đầu đang sử dụng. Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

OKRs là viết tắt của từ tiếng anh Objective and Key Results

  • Objective (O) – Mục tiêu
  • Key Results (KRs) – Các kết quả chính.

I will (Objective) as measured by (Key Results)

Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính)

  • Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.
  • Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến đích

Cấu trúc.

 

OKRs

2. OKR có lợi ích gì?

Sau khi nắm được đặc điểm của OKR là gì, chúng ta cần tìm hiểu về OKRs xem sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nào?

Có 5 lợi ích chính của OKRs. Năm lợi ích này viết tắt là ” F.A.C.T.S” ( Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching) bao gồm:

Focus – Tập trung

Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKRs,  Bạn có thể có nhiều hơn một mục tiêu, nhưng tốt nhất chỉ nên: có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu nên có không quá 5 Kết quả chính (KRs). Cần hạn chế số lượng điều cần tập trung vào, vì thế OKRs thực sự khiến bạn phải đưa ra lựa chọn.

Một chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Điều gì là quan trọng nhất trong tháng tới?”

Cách giới hạn này khiến OKRs khác với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác bởi vì chúng mang đến cho chúng ta những lựa chọn thực sự để có thể tạo ra sự khác biệt thực sự.

Bên cạnh đó, việc minh bạch các Mục tiêu khac nhau, sẽ giúp cho toàn bộ tổ chức, hoặc cá nhân hiểu rõ về những việc quan trọng hàng đầu mà công ty, cá nhân đang hướng tới. Điều đó truyền đi thông điệp rõ ràng và khiến cho mọi cá nhân đều có thể điều chỉnh Mục tiêu của mình, hướng về Mục tiêu của tổ chức.

Alignment – Liên kết – phối hợp – đồng đội

OKRs của mỗi cá nhân trong tổ chức, đều nhằm hướng tới việc hoàn thành những OKRs cấp cao (OKRs của giám đốc, OKRs của trưởng nhóm…). Mỗi hoạt động hàng ngày của từng cá nhân đều tập trung vào những OKRs của họ và chúng ta sẽ thấy, giờ đây tất cả các công việc đều trở nên có ý nghĩa, không có công việc nào dư thừa.

Commitment – Cam kết

Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ. Mỗi cá nhân phải tạo ra các tín hiệu rất rõ ràng cho mọi người thấy rằng họ đang làm việc đối với OKRs của họ.

Do OKRs của mỗi người đều liên quan đến người khác (cấp trên, cấp dưới, nhân viên của phòng ban liên quan khác), gần như bạn khó lòng đi chệch hướng. Bất cứ khi nào một ai đó gặp khó khăn, những người còn lại sẽ biết và công việc sẽ được kết nối, điều chỉnh nhằm giúp đỡ lẫn nhau.

Tracking – Theo dõi 

Mục tiêu đặt ra thường sẽ gặp một số loại rủi ro sau:

  • Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi  thấy có nguy cơ thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn.
  • Rủi ro bất chợt: Mọi thứ có vẻ êm xuôi khi nhìn vào những con số, nhưng những trở ngại lớn lại phát sinh vào cuối chu kỳ khiến mọi thứ nhanh chóng thất bại.
  • Rủi ro chệch hướng: Công việc không được kiểm tra thường xuyên, cho đến khi chúng ta nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu.

Dựa vào việc theo dõi tiến độ công việc hàng tuần, hàng tháng sẽ giúp ngăn chặn tình trạng công việc gặp những rủi ro nêu trên. Điểm số OKRs được cập nhật hàng tuần,tháng là cách rất tốt để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không? Tại sao có và tại sao không?

Stretching – Kéo dài 

Một khi tổ chức của bạn, hoặc cá nhân bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là “kéo dài”.

OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể.

“Tôi phải có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu chúng ta rơi xuống, chúng ta ít nhất sẽ đến được mặt trăng”

Với việc đặt mục tiêu lớn hơn mức mình làm được, thì khi mình không đạt đến đích, kết quả vẫn ở mức hơn mình mong đợi.

3. Cấu trúc của OKRs trong doanh nghiệp

Cấu trúc của OKRs trong doanh nghiệp bao gồm:

OKRs của công ty (OKRs thuộc sở hữu của giám đốc): Đây là một bức tranh lớn, những gì ban giám đốc nghĩ rằng cả công ty cần chú vào trong một khoảng thời gian nhất định (1 chu kỳ). OKRs của công ty giống như “kim chỉ nam” để tất cả cùng hiểu vào thời điểm hiện tại điều gì là quan trọng và tất cả chúng ta phải tập trung vào làm.

4. Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì

Chỉ số  OKR thì có linh hồn và định hướng mục tiêu bạn muốn thực hiện, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Có thể thấy, khi so sánh KPI và OKR thì đây là hai yếu tố giúp bổ sung, hỗ trợ nhau để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

KPI là thước đo mà doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh. KPI giúp theo dõi những thứ có thể đo lường được, tuy nhiên chúng ta cần nhấn vào chỉ số giúp dự án thành công.

.

5. Cách xây dựng và triển khai, cách làm OKRs, mẹo viết OKRs đạt hiệu quả tốt

Nắm rõ được OKRs là gì nên khi xây dựng một mô hình OKRs, doanh nghiệp sẽ xây dựng riêng cho từng yếu tố để triển khai okr đạt hiệu quả tốt.

Đối với Mục tiêu (Objective)

  • Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
  • Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
  • Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

  • Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể. Ví dụ: Làm việc với 3 nhà phân phối (thay vì làm việc với bên phân phối chung chung)
  • Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
  • Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần

6. Để bắt đầu với OKRs chúng ta cần làm gì?

Ngoài việc cần hiểu rõ chỉ số OKRs là gì thì nếu lần đầu thiết lập OKRs, quá trình chuẩn bị nên kéo dài trong khoảng 4 tuần trước khi bắt đầu một tháng mới. Lộ trình có thể như dưới đây:

  • Tuần thứ nhất: Lên ý tưởng, xác định những công việc, cần phải làm để đạt được KPI trong tháng.
  • Tuần thứ hai: Nhìn lại những kế hoạch đã làm được, những mục tiêu chuẩn bị làm sắp tơi.
  • Tuần thứ ba: Theo dõi lại những mục tiêu chưa hoàn thành.
  • Tuần thứ tư: Tổng kết lại mục tiêu đã hoàn thành, tiếp tục hoàn thành những mục tiêu còn lại.

7. Các lỗi OKRs thường gặp nhất

Tuy đã có thể hiểu OKRs là gì nhưng khi sử dụng OKRs, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau:

Sử dụng OKRs làm bảng danh sách công việc

Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.

Đặt ra quá nhiều OKRs

Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKRs là gì và sử dụng OKRs làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKRs liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.

Không điều chỉnh OKRs

OKRs là một công cụ mà doanh nghiệp phài vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.

Xem thêm: 

Mercedes-Benz An Du Tự Hào Là Đại Lý Đầu Tiên Của Miền Bắc.

Mercedes-Benz S450 Luxury 2021 Giảm giá 350 triệu, sở hữu ngay chỉ với 1.5 tỷ đồng.